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Le développement du suivi et de l'évaluation est un processus qui s'intègre à la conceptualisation de la mise en œuvre du projet lui-même. Dans l'idéal, le suivi et l'évaluation doivent constituer une sorte de dialogue critique, qui met au premier plan la réalité des bénéficiaires et le contexte complexe.
Étape 1 : Analyse des besoins
Lorsqu'un projet ne répond pas à un besoin réel, subjectivement ressenti, avec les bonnes solutions pour motiver la participation des bénéficiaires, il est peu probable qu'il soit efficace. Bien que vous puissiez observer un besoin, une exploration approfondie de la perception de ce même besoin par les groupes de bénéficiaires constitue un travail de base important. Les bénéficiaires et leurs communautés sont toujours les mieux placés pour déterminer l'existence d'un besoin, et ont souvent beaucoup réfléchi à la conception de solutions pertinentes et viables. Une analyse approfondie des besoins vous permettra de prendre votre concept et d'en tester la pertinence et la viabilité dans l'espace où il est censé créer le changement que vous espérez.
Étape 2 : Conception du programme et du suivi et de l'évaluation
Une fois que vous avez bien cerné le besoin, vous pouvez entamer le processus créatif de conception de la solution, le travail qui définira en fin de compte votre projet, ainsi que votre système de suivi et d'évaluation. Une fois que vous êtes au clair sur le besoin à satisfaire, il est bon de mener des recherches approfondies sur des projets similaires répondant à des besoins semblables, d'explorer les leçons apprises et de faire des rapports. Bien que les vraies solutions puissent résider dans un travail véritablement novateur, il y a beaucoup à dire sur la compréhension de ce qui a et n'a pas fonctionné dans des contextes similaires.
Étape 3 : Cartographie des acteurs et identification des bénéficiaires
Bien que vous ayez déjà identifié et engagé des groupes de bénéficiaires au moment de la cartographie des parties prenantes, cette partie du processus vous permettra d'explorer comment les différentes parties prenantes sont liées dans le contexte du travail que vous souhaitez réaliser. Cela fait partie intégrante du processus de suivi et d'évaluation, car vous cherchez à développer des indicateurs spécifiques et des étapes importantes du projet, qui comprennent souvent des actions ou la participation nécessaire de personnes ou de groupes de personnes clés. Cette partie du travail ne consiste pas seulement à cartographier les individus en leur qualité de participants, mais aussi à identifier les responsables importants et à comprendre comment leur rôle fait partie intégrante de la réussite de votre projet.
Étape 4 : Définir le cadre théorique
Dans cette étape, vous définissez finalement le changement que vous espérez créer, dans le contexte situationnel et théorique. Vous créez votre théorie du changement. Il s'agit d'une partie importante du processus où les responsables de la mise en œuvre doivent travailler main dans la main avec l'équipe de suivi et d'évaluation pour s'assurer que les résultats que vous espérez atteindre et les preuves empiriques sur lesquelles vous basez les chemins de causalité attendus trouvent un écho auprès de tous ceux qui travaillent sur le projet, en particulier ceux qui connaissent le mieux les circonstances particulières de la mise en œuvre, comme les travailleurs de terrain qui comprennent les communautés. L'élaboration d'une théorie du changement en utilisant le langage des résultats, puis la recherche autour des points saillants qui émergent est une façon de le faire, et de garantir l'ampleur et la profondeur du travail.
Étape 5 : Définir la logique, cartographier les indicateurs
Une fois la théorie de haut niveau et l'histoire derrière le changement bien définies, il est temps d'explorer les aspects techniques du travail que vous effectuez et de définir progressivement comment les événements spécifiques et observables, qui constituent la base de la preuve du changement que vous créez, peuvent être comptés et cartographiés pour enregistrer le changement en cours. Dans cette étape, il est important de rechercher et d'identifier ces indicateurs, en adhérant si possible aux meilleures pratiques mondiales ou à des ensembles d'indicateurs prédéfinis, en particulier si vous travaillez avec des bailleurs de fonds mondiaux et que vous souhaitez montrer comment votre travail s'aligne sur leurs objectifs.
Étape 6 : Identification des jalons, planification et programmation
Une fois que vous avez clairement défini les résultats à obtenir et la manière dont vous avez l'intention de les mesurer, vous devez examiner très attentivement le calendrier. Examinez vos hypothèses. Qu'est-ce qui doit être en place, avant que vos activités ne soient en mesure de réaliser le changement que vous espérez voir ? Avez-vous besoin de l'adhésion critique des principales parties prenantes ? Ou peut-être travaillez-vous sur un projet agricole et certaines activités du programme sont saisonnières. Avez-vous besoin de l'adhésion de vos bénéficiaires et à quoi cela peut-il ressembler ? En réfléchissant à ces questions, vous vous rendrez compte que vous pouvez planifier vos activités dans le cadre de l'année civile, ou que la réalisation de l'objectif B peut être attendue au moins 6 mois après la réalisation de l'étape A ! Ce type de réflexion vous aidera à définir vos cycles de financement, votre collecte de fonds et la durée de vie globale du travail que vous réalisez. Réfléchissez soigneusement, soyez prudent, faites des hypothèses fortes mais revoyez-les souvent.
Étape 7 : Conception des instruments ; sélection des outils
Une fois que vous avez identifié et spécifié vos indicateurs à temps, et que vos plans de programme sont clairs, vous pouvez commencer à concevoir des instruments et à sélectionner des outils qui permettront de collecter des informations sur les indicateurs clés à des moments précis. Il peut s'agir de n'importe quel outil, qu'il s'agisse d'outils de présence sur papier ou biométriques, de questionnaires sur les avantages perçus par les personnes, ou d'évaluations visant à déterminer si les compétences ont été transmises avec succès. Consacrez-y du temps et considérez-les très attentivement dans le contexte du type d'approche d'évaluation globale que vous utilisez. Ces instruments constitueront la base même des informations dont vous disposerez pour décrire le changement que vous avez créé et, en définitive, pour déterminer si votre programme a été un succès. Il n'est jamais trop tard pour ajouter un instrument, mais vous ne pouvez jamais revenir en arrière, et comme votre programme peut changer la façon même dont les gens pensent et ressentent les défis auxquels ils sont confrontés, assurez-vous d'avoir envisagé tout ce que vous allez regretter de ne pas avoir demandé ou su lorsque vous avez commencé le travail.
Étape 8 : Implémentation et suivi
Il est essentiel de veiller à ce que la qualité soit maintenue pendant la mise en œuvre. Le suivi et la mise en œuvre doivent se dérouler côte à côte, les équipes de suivi veillant en permanence à ce que le travail du programme soit de qualité constante, de sorte que les données recueillies soient fiables, tandis que l'équipe de mise en œuvre fournit un retour d'information lorsque certains aspects de la manière dont le travail est effectué doivent être modifiés en raison des circonstances. C'est vraiment là que la magie opère, et c'est la grande majorité du travail que vous ferez. En tant qu'équipe de suivi et d'évaluation, assurez-vous d'écouter et de répondre. Faciliter la mise en œuvre tout en donnant des conseils stratégiques judicieux peut apporter une immense valeur ajoutée, et renforcer la capacité de l'équipe de mise en œuvre à créer un changement significatif et durable.
Étape 9 : Analyser
Le nettoyage des données n'est pas le travail préféré de tout le monde, mais avec des instruments bien conçus et de bons outils, l'analyse peut être la plus amusante. Explorez différents types d'analyse ; demandez-vous si vous cherchez à obtenir une portée globale ou si l'analyse vise à identifier une sorte de causalité. Les logiciels de visualisation peuvent être extrêmement utiles pour fournir une analyse graphique de vos données. L'analyse thématique pour les retours d'enquêtes qualitatives peut être une méthode utile. Les outils statistiques sont le plus souvent utilisés pour essayer de montrer les directions et l'intensité de la causalité (soyez toutefois prudent lorsque vous les appliquez à des problèmes complexes). Apprenez à connaître vos données. Conservez un ensemble de base et, chaque fois que vous le réexaminez, pensez à une autre façon de l'examiner. Laissez les réponses émerger lorsque vous réfléchissez à ce que les données disent vraiment. Ne sous-estimez jamais les valeurs aberrantes. Bien que vous ayez passé beaucoup de temps sur la théorie, n'oubliez pas que les données peuvent raconter une histoire totalement différente.
Étape 10 : Rapport
Enfin, rédigez votre rapport. Il est toujours plus utile d'envisager une série d'approches et d'appliquer différentes méthodes à différentes parties du travail. L'impact est vraiment une histoire. George Shackle, un économiste radical méconnu mais brillant, a écrit un jour que l'expérience reproductible n'existe pas. Ce qu'il voulait dire par là, c'est que même la même expérience à un moment différent est une expérience différente. Dans la pratique du développement, il n'y a pas de systèmes fermés, mais nous cherchons à développer une compréhension qui peut nous aider, nous et d'autres ailleurs, à faire du bien, à faire du bien et à dépenser des ressources précieuses aussi judicieusement que possible. Le rapport doit viser à tracer un tel chemin, entre l'immense complexité et les "réponses". Lors de la rédaction de votre rapport, le contexte est essentiel, assurez-vous que les équipes de programme apportent leur contribution. Il est toujours préférable de sous-estimer le succès plutôt que de le surestimer. Restez fidèle aux valeurs et aux bénéficiaires. La façon dont vous compilerez finalement le rapport dépendra des méthodes de suivi et d'évaluation que vous avez choisies et de la réussite du projet. Qu'il soit hautement quantitatif et analytique, ou riche en études de cas sur des changements modestes, radicalement différents et subjectifs, ce rapport est un compte-rendu du travail important qui a lieu.