Bienvenue à ARCHI-TECH
De l’intérêt de l’audit archivage
L'audit des archives est un outil essentiel pour optimiser les processus d'entreprise ou de collectivité. ARCHI-TECH examine d'abord les endroits où les solutions de gestion sont utilisées, puis propose des recommandations plus adaptées pour libérer du temps pour les employés qui sont chargés de cette tâche. Il peut également les instruire à utiliser un GED (système de gestion des documents), ce qui favorise l'amélioration continue de la structure.
L'audit archivage permet d'abord de faire un état des lieux et une analyse complète des documents conservés. ARCHI-TECH vous conseillera et vous guidera vers des solutions d'amélioration concrètes, comme la dématérialisation de certains documents prioritaires, en établissant des critères adaptés à l'activité de votre structure. Avec son diagnostic, vous pourrez trouver la solution la plus efficace dans le but d'optimiser votre fonctionnement.
Si vous optez pour un système d'archivage électronique, un audit bien réalisé vous fera gagner de la place dans vos locaux, laissant de la place pour d'autres activités de l'entreprise ou de la collectivité. Finalement, les employés chargés de la gestion des archives auront également la possibilité de se débarrasser des tâches monotones et laborieuses et d'utiliser leur force dans d'autres domaines de la structure.
L'objectif principal de l'audit des archives est d'étudier l'environnement ou le contexte documentaire de la société, ainsi que la politique d'archivage à mettre en place.
L'audit comprend une étape de collecte de données (analyse de vos processus actuels, leurs avantages et inconvénients, leur respect par vos équipes, les coûts de la gestion documentaire,), et une phase de suggestions pour améliorer votre organisation et réduire vos coûts.
Cette étape d'évaluation inclut :
1. un déplacement sur site pour déterminer les exigences de chaque service.
2. la création d'un plan d'archivage qui inclut :
3. déterminer les moyens logistiques et humains nécessaires aux opérations
4. Créer un budget global pour la gestion des archives